Aan wie leg je verantwoording af?
Jij kiest aan wie je verantwoording wilt afleggen. Voor de hand liggen: je financiers, je leidinggevende/opdrachtgevers, je volgers en eventuele geïnteresseerden buiten de beweging. Er kunnen ook andere partijen zijn die belangrijk zijn voor jouw beweging en waarvan je wilt dat ze begrijpen waar je mee bezig bent of waar jullie mee bezig zijn.
Doe dit proactief en niet pas als deze belanghebbenden ernaar vragen. Bepaal zelf of je dit jaarlijks doet, eens per kwartaal of eens per maand. Maar doe het ook niet te vaak. Dit proces kost veel tijd en moeite. En een basisregel is: wees zuinig op jouw tijd en energie, anders gaat het voor andere prioriteiten verloren.
Je laat de betrokkenen weten hoe het er met de beweging voor staat. Wat hebben jullie gedaan? Wat hebben jullie bereikt? (Zie hiervoor het antwoord op vraag 3. Hoe meet je de resultaten van een beweging?) Wat hebben jullie geleerd? Wat zijn belangrijke inzichten? Wat zijn belangrijke struggles? Kortom, deel je voortgang.
Let op, verantwoording is ook het geleerde beschikbaar en zichtbaar maken voor mensen binnen en buiten de beweging: collega’s, leidinggevenden, beleidsmakers, strategen, bestuurders en andere professionals en geïnteresseerden in het veld. Maak het zichtbaar voor je totale cirkel van invloed.
Behalve de voor de hand liggende verantwoording in de vorm van een rapport, zijn er ook allerlei andere manieren waarop je kunt rapporteren. Zoek naar een vorm die bij jou en de beweging past.
Een mooie bijeenkomst of ontmoeting is een hele toffe manier om resultaten en nieuwe inzichten te delen. Je kunt dan ook de energie van je beweging voelbaar maken.
Maar het kan ook in de vorm van:
Een kort filmpje
Een toffe infographic
Een poster
Een mini-rapportje
Een pitch in een belangrijk overleg
Een mooi artikel met foto’s
Een interview afgeven
Etcetera
Verantwoording is mensen op aansprekende wijze meenemen in jouw proces.
Wees open en transparant in je verantwoording en ook kwetsbaar. Soms zul je er namelijk niet uitkomen. Deel je struggles rondom een vraagstuk met je opdrachtgever, financier, volgers of mensen buiten de beweging. Op die manier maak je partijen medeverantwoordelijk voor de keuzes die erna komen. Je hoeft niet alle antwoorden te hebben. Misschien zeg je tegen jezelf: ‘Jij hebt toch die beweging bedacht? Dan moet jij toch weten hoe het moet?!’ Het geruststellende antwoord: ‘Nee, hoor! Dat is juist het idee van een beweging.’ Dat niet één persoon of één organisatie alwetend is, maar dat al die partijen met elkaar samen de weg ontdekken. Dat kan dus ook zijn met mensen en partijen buiten jouw beweging!
Durf ook flexibel in je koers te zijn. Durf af te wijken van wat je ooit hebt bedacht. Omdat je nieuwe inzichten krijgt. Maar ook omdat je nu eenmaal niet in een rechte lijn naar de stip op die horizon loopt. Plus: de stip kan zelf ook nog weleens verschuiven. Durf je verhaal of je doelstellingen aan te passen in de tijd.
Wij zien monitoren als iets anders dan verantwoorden. Daar kun je het mee eens zijn of niet, maar dit onderscheid maken wij binnen Rotterdams WeerWoord. Verantwoorden doe je meer voor anderen:
je financiers, je leidinggevende/opdrachtgevers, je volgers en mensen buiten de beweging. Monitoren doe je meer met en voor je eigen team.
Monitoren is bijvoorbeeld in eigen team feedback vragen. Hoe vinden wij dat we het hebben gedaan? Wat betekenen de data voor ons? Wat doen we ermee? Is iedereen nog gelukkig? Hebben we de juiste competenties nog aan boord?